Rich Text (RTF) vs HTML Emails: What’s the Difference and When Should You Use Each?

Choosing the right format affects deliverability, appearance, and how reliably your message renders in different inboxes.

What Is Rich Text (RTF-style) Email? #

Rich text emails are simpler formatted emails (basic styling like bold, line breaks, links) without full custom HTML layout control.

Best for #

• Fast, plain-looking outreach
• One-to-one sales messages
• Maximum compatibility across inboxes
• “Personal” feel that looks less like a marketing blast

What Is HTML Email? #

HTML emails support structured layout, advanced styling, buttons, spacing control, branded sections, and richer visual formatting.

Best for #

• Branded communication
• Consistent visual design
• Structured templates and reusable blocks
• Campaign-style formatting needs

Key Differences #

• Control: HTML gives more layout/design control
• Simplicity: Rich text is quicker and cleaner
• Rendering Risk: Complex HTML can render differently by client
• Personal Feel: Rich text often feels more human/direct
• Branding: HTML is stronger for brand presentation

Which Should I Use in MyVideo.Email? #

Use RTF when:

• You’re using a rich-text email editor (Gmail, Outlook, etc)
• Keep message short and human
• Let the video snippet/link do the heavy lifting

Use HTML when:

• You’re using a drag & drop email builder that requires HTML snippets
• You need stricter brand formatting
• You want reusable designed templates
• You need structured content sections

Practical Recommendation #

If you are testing response rates:

1. Start with simple rich-text style copy
2. Test against a clean HTML template
3. Keep subject line and CTA consistent
4. Compare clicks, views, and replies